Arbeitsrechtliche Schwerpunktthemen – Drittes Problemfeld: Die Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten nach § 17 MiLoG

Frage 1: Für wen gelten die Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten des § 17 MiLoG?

Antwort: Die über die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) hinausgehenden Pflichten des § 17 MiLoG gelten für die in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbranchen und -zweige (Bau-, Gaststätten- und Beherbergungs-, Personenbeförderungs-, Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistik-, Schausteller- und Gebäudereinigungsgewerbe, Messebau und Forst- und Fleischwirtschaft). Ausgenommen sind die Fälle, in denen der Arbeitgeber nachweisen kann, dass der betroffene Arbeitnehmer durch seine verstetigte Vergütung monatlich mehr als derzeit 2.958,00 € brutto verdient und der Arbeitgeber tatsächlich die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten des § 16 Abs. 2 des ArbZG einhält. Die Dokumentations- und Nachweispflichten gelten auch – unabhängig vom Wirtschaftszweig – für geringfügig Beschäftigte im Sinne des § 8 Abs. 1 SGB I V (Ausnahme: Minijobber in Privathaushalten).

Frage 2: Was und wie muss dokumentiert werden?

Antwort: Alle von § 17 MiLoG erfassten Arbeitgeber müssen grundsätzlich Beginn, Ende und Dauer der individuellen, tatsächlich geleisteten täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum siebten Tag nach Erbringung der Arbeitsleistung dokumentieren und diese Aufzeichnungen für einen Zeitraum von zwei Jahren aufbewahren. Ausnahmen sind denkbar für Arbeitnehmer, die mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt werden. Bei diesen kann es unter gewissen Voraussetzungen reichen, lediglich die Dauer der Arbeitszeiten (ohne Beginn und Ende) zu dokumentieren. Auf Verlangen der Prüfbehörde müssen die Aufzeichnungen auch am Ort der Beschäftigung zur Vorlage bereitgehalten werden. Das Gesetz enthält keine besonderen Vorschriften, wie die Aufzeichnung stattzufinden hat. Je nach praktischer Umsetzbarkeit können Arbeitgeber auf elektronische Zeiterfassungssysteme zurückgreifen oder klassische „Stundenzettel” verwenden.

Frage 3: Welche Maßnahmen stehen Arbeitgebern zur Verfügung, um diesem Aufwand zu „entkommen”?

Antwort: Von § 17 MiLoG erfasste Arbeitgeber können die Dokumentationspflichten weitgehend an die Arbeitnehmer im Wege der Arbeitsanweisung übertragen. Gleichwohl bleibt der Arbeitgeber rechtlich dafür verantwortlich, dass der ggf. an die Mitarbeiter übertragenen Aufzeichnungspflicht nachgekommen wird. Arbeitgeber sollten daher die erforderlichen Aufzeichnungsmittel bereitstellen, Mitarbeiter bezüglich der Dokumentation konkret und nachweisbar anweisen, regelmäßig die Einhaltung dieser Pflichten durch Stichproben überprüfen sowie etwaige Verstöße (beispielsweise durch eine Abmahnung) ahnden. Sofern ein von § 17 MiLoG erfasster Arbeitgeber bereits eine Monatsvergütung (knapp) unterhalb von 2.958,00 € brutto schuldet, ist zu überlegen, diese Grenze durch eine arbeitsvertraglich vereinbarte monatliche Vergütungserhöhung zu überschreiten. Hierdurch würden die Dokumentations- und Nachweispflichten des § 17
MiLoG unanwendbar, allerdings wären die des Arbeitszeitgesetzes weiterhin zu beachten (hierzu auch Problemfeld 3 Frage 1).

Frage 4: Was droht Arbeitgebern, die Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten nicht einhalten?

Antwort: Verstöße können mit einem Bußgeld in einer Höhe von bis zu 30.000 € geahndet werden.

Dr. Jörg Fecker, Dr. Thomas Glöckle, LL.M., Dr. Volker Nill, Dr. Betina Fecker, Dr. Sebastian Scheffzek, Nadine Crocoll

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