Umgang mit Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens – Bewerberpool

Für Arbeitgeber stellt sich häufig die Frage, wie mit Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens umzugehen ist. Hierbei ist insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten, da Bewerbungsunterlagen in der Regel eine Vielzahl personenbezogener Daten enthalten. Wird ein Bewerber eingestellt, dürfen jedenfalls seine für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten zur Personalakte genommen werden.

Die personenbezogenen Daten von abgelehnten Bewerbern müssen gelöscht und – soweit in Papierform vorhanden und keine Rücksendung vom Bewerber gewünscht – vernichtet werden. Umstritten ist, wie lange ein Arbeitgeber bis zur Löschung/Vernichtung zuwarten darf. Teilweise wird vertreten, dass eine Speicherzeit von bis zu 3 Jahre in Anlehnung an die gesetzlichen Verjährungsfristen zulässig sei. Nach überwiegender Ansicht in der juristischen Fachliteratur ist die Frist jedoch kürzer zu bemessen, wobei auch hier unterschiedliche Zeiträume von 2 bis zu 10 Monaten für zulässig erachtet werden. U.E. sprechen gute Gründe dafür, dass die personenbezogenen Bewerberdaten für eine Dauer von 2 Monaten ab Zugang der Ablehnung beim Bewerber gespeichert werden dürfen. Hintergrund ist die im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) für die Geltendmachung von Entschädigungsansprüchen abgelehnter Bewerber vorgesehene zweimonatige Frist. Der Zugang zu den personenbezogenen Daten abgelehnter Bewerber sollte überdies so beschränkt werden, dass diese Daten nur einzelnen Personen zugänglich sind.

Die Daten von interessanten Bewerbern, denen nicht sofort ab- oder zugesagt werden soll, dürfen Arbeitgeber nach herrschender Ansicht nicht ohne weiteres in einem Bewerberpool sammeln. Das Anlegen einer Bewerberdatenbank ist nur mit wirksamer Einwilligungserklärung des Betroffenen möglich. Die Einwilligung muss grundsätzlich schriftlich (nicht per E-Mail) und jedenfalls freiwillig abgegeben werden. Außerdem muss auf den Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten hingewiesen werden.

Arbeitgeber sind gut beraten, die oft unterschätzten Vorgaben des BDSG beim Umgang mit Bewerberdaten einzuhalten, da bei Verstößen Bußgelder von bis zu 300.000 € und sogar eine Strafbarkeit drohen.

Dr. Betina Fecker, Dr. Sebastian Scheffzek

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