Hinweisgeberschutzgesetz kommt: Handlungsbedarf für Unternehmen!

Ende Juli 2022 veröffentlichte die Bundesregierung den Gesetzesentwurf des sog. Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Ziel des HinSchG ist ein verbesserter Schutz von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern, die einen wichtigen Beitrag zur Aufdeckung und Ahndung von Missständen in Unternehmen leisten. Das HinschG soll nach dem Gesetzentwurf bereits drei Monate nach dessen Verkündung in Kraft treten.
Zahlreiche Unternehmen werden anlässlich des HinSchG ein internes Hinweisgebersystem einrichten bzw. bereits bestehende Hinweisgebersysteme anpassen müssen. Nachfolgend geben wir Hinweise dazu, welche Unternehmen von der Gesetzesänderung betroffen sein werden und welche Schritte ggf. schon jetzt ergriffen werden sollten.

1. Wer ist betroffen?
Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten müssen das HinSchG voraussichtlich bereits drei Monate nach dessen Verkündung beachten. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben für die Umsetzung des HinSchG voraussichtlich bis Dezember 2023 Zeit. Auch wenn Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten nicht in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, kann sich die freiwillige Einrichtung einer internen Meldestelle für diese Unternehmen lohnen, um etwa frühzeitig Kenntnis von Gesetzesverstößen zu erhalten und um externen Meldungen von Mitarbeitern an Behörden vorzubeugen.

2. Warum eilt die Sache?
Der Regierungsentwurf des HinSchG wurde unmittelbar vor der Sommerpause verabschiedet. Wir rechnen damit, dass das Gesetzgebungsverfahren nun beschleunigt betrieben wird, insbesondere nachdem gegen Deutschland wegen der verzögerten Umsetzung der zugrundeliegenden EU-Whistleblower-Richtlinie bereits ein Vertragsverletzungsverfahren läuft. Da der Regierungsentwurf zudem eine sehr kurze Übergangsfrist von nur drei Monaten ab Verkündung vorsieht, halten wir es für ratsam, möglichst bald mit der Umsetzung zu beginnen. Auch bei mittelständischen Unternehmen erfordern Planung und Umsetzung der gebotenen Maßnahmen einige Zeit und Aufwand. 

3. Was ist zu tun?
Betroffene Unternehmen, sprich deren Geschäftsführung, müssen eine gesetzeskonforme "interne Meldestelle" (Hinweisgebersystem) einführen, an die sich Mitarbeiter und optional auch Dritte wenden können, um das Unternehmen auf bestimmte Rechtsverstöße aufmerksam zu machen. Unternehmen, die bereits über ein Hinweisgebersystem verfügen, sollten dieses auf Anpassungsbedarf hinsichtlich der neuen Rechtslage überprüfen.
Insbesondere bei der erstmaligen Implementierung eines Hinweisgebersystems stellen sich diverse Fragen, für deren Abklärung die Geschäftsführung ausreichend Zeit einplanen sollte, zum Beispiel:   

  • Wie soll eine Meldestelle aufgebaut werden, die für Hinweisgeber attraktiv ist und die Anforderungen der Richtlinie (Vertraulichkeit, Unabhängigkeit, Datensicherheit, Prozessmanagement etc.) erfüllt?  
  • Welche Meldekanäle (Hotline, Ombudsperson, IT-Tool etc.) sind für das Unternehmen geeignet?
  • Gibt es im Unternehmen die Expertise und Kapazitäten, um die Meldestelle durch eigene Mitarbeiter zu besetzen, oder soll das an einen externen Berater oder Dienstleister ausgelagert werden?
  • Welche neuen Dokumente und Prozesse müssen aufgesetzt werden?
  • Soll das Hinweisgebersystem neben den Mitarbeitern auch Dritten (z.B. Lieferanten, Kunden) offenstehen? 
  • Welche arbeits- und datenschutzrechtlichen Fragen sind zu bedenken, etwa die Beteiligung eines Betriebsrats?

4. Sanktionen/Nachteile bei Nichtbeachtung
Bei Nichtbeachtung des HinSchG droht nicht nur ein erheblicher Reputationsschaden für das Unternehmen. Bei einem Verstoß gegen das HinSchG drohen Bußgelder in Höhe von bis zu EUR 100.000,00. Schließlich ist es im eigenen Interesse eines jeden Unternehmens, möglichst frühzeitig Kenntnis von Gesetzesverstößen einzelner Mitarbeiter zu erhalten, um konkrete Folgemaßnahmen ergreifen zu können und um vorbeugen zu können, dass sich Mitarbeiter an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.

5. Professionelle Unterstützung bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems
BRP berät Sie aus einer Hand zu allen Fragen rund um Hinweisgebersysteme. Wir beraten und unterstützen Sie unter anderem bei   

  • der Gestaltung des Hinweisgebersystems, einschließlich der erforderlichen Dokumente;   
  • der Wahl des richtigen Meldekanals; insbesondere können wir Ihnen hierfür Softwarelösungen spezialisierter Anbieter für IT-gestützte Hinweisgebersysteme (IT-Tool) vorstellen, die auch die Bedürfnisse mittelständischer sowie international aufgestellter Unternehmen im Blick haben;   
  • der Implementierung des Hinweisgebersystems;   
  • der Schulung von Mitarbeitern;   
  • dem Betrieb des Hinweisgebersystems, wenn Sie wünschen auch durch Übernahme des Betriebs der Meldestelle durch Anwälte von BRP.

Für Fragen zu diesem Thema stehen Ihnen Dr. Jürgen Bürkle, Dr. Martin Beutelmann und Dr. Stefan Reuter gerne zur Verfügung.